Cara Menggunakan Aplikasi Zoom Meeting

Bagaimana Cara Membuat Meeting/ Mesyuarat Guna ZOOM

"ZOOM" adalah merupakan aplikasi persidangan video terbaik yang boleh dilakukan bukan hanya sekadar mengadakan pertemuan bersemuka secara maya. Membolehkan anda menunjukkan apa yang ada di skrin anda kepada orang lain yang sedang melakukan panggilan, menyampaikan kawalan mesyuarat dengan lancar kepada orang lain, dan merakam persidangan atau mesyuarat sebagai video.

Perkhidmatan persidangan Web Zoom menawarkan ciri-ciri ini dan banyak lagi, beberapa di antaranya pilihan tersembunyi dalam menu lanjutan. Trik dan tips di bawah akan menunjukkan kepada anda cara menggunakan aplikasi dengan lebih baik dan berkomunikasi dengan orang lain secara maya.

Pergi ke halaman daftar Zoom. Anda akan diberikan beberapa pilihan untuk membuat akaun. Di bahagian atas, anda boleh memasukkan e-mel anda di kotak berlabel "Alamat e-mel kerja anda". Sekiranya anda melakukan ini, teruskan ke langkah kedua. Walaupun Zoom meminta e-mel rasmi atau e-mel peribadi, tetapi anda harus sedar bahawa terdapat laporan mengenai Zoom yang membocorkan beberapa alamat e-mel dan foto pengguna melalui Direktori Kenalan Zoom kerana aplikasi itu dapat menyangka orang yang mempunyai domain e-mel tertentu berfungsi untuk syarikat yang sama. Walau bagaimanapun, Zoom menyenaraikan beberapa domain e-mel yang popular seperti gmail.com dan yahoo.com yang muncul secara automatik dalam direktori tersebut.

1. Jadualkan mesyuarat secara automatik - dan beritahu orang tentangnya

Sekiranya anda menjalankan banyak perjumpaan — misalnya, dengan pelanggan — tetapi tidak mempunyai pembantu, anda mungkin ingin menghubungkan aplikasi penjadualan, Zoom dan kalendar anda. Setiap kali seseorang membuat janji temu dalam aplikasi penjadualan, misalnya, Zapier secara automatik dapat membuat pertemuan Zoom baru dan menambahkannya ke aplikasi apa pun yang anda gunakan untuk kalendar peribadi anda.

 

• Buat Zoom meetings dengan Zap Calendly events Klik Sini.
• Buat Google Calender Event terperinci dari mesyuarat Zoom Klik Sini.
• Buat kemas kini acara kalendar Google dengan pautan mesyuarat Zoom apabila tempahan baru dibuat melalui ScheduleOnce Klik Sini.

Sudah tentu, perkara pertama yang perlu dilakukan adalah mendaftar untuk perkhidmatan tersebut. Anda boleh melakukan ini sama ada dari komputer riba atau telefon bimbit anda. Kami akan merangkumi perkhidmatan web terlebih dahulu.

• Buat pemberitahuan Slack untuk mesyuarat Zoom baru Klik Sini.

2. Buat pertemuan berulang dengan tetapan yang disimpan dan satu URL

Untuk mesyuarat mingguan, daftar masuk bulanan, dan panggilan lain yang dijadualkan secara berkala, Zoom membolehkan anda membuat pertemuan berulang. Terdapat dua faedah menggunakan tetapan ini. Pertama, ini membolehkan anda mengunci semua tetapan panggilan yang anda mahukan sekali dan memastikannya sentiasa ada setiap kali anda bertemu. Kedua, panggilan berulang menggunakan URL gabung yang sama setiap kali, jadi anda tidak perlu menghantar yang baru kepada peserta.

Selain itu, jika anda bertemu dengan kumpulan yang sama secara berkala tetapi tidak mengikut jadual biasa, anda boleh memilih pilihan yang disebut Tanpa Waktu Tetap, yang membolehkan anda menggunakan tetapan dan ID pertemuan yang sama berulang-ulang dengan kumpulan yang sama, tidak kira bila anda mendapat bersama. Pilihan ini popular di kalangan kumpulan pendidikan yang menggunakan Zoom sebagai bilik darjah maya mereka.

Cara anda melakukannya bergantung pada platform mana yang anda gunakan, tetapi anda boleh merujuk pada dokumentasi Zoom untuk mengatur pertemuan berulang anda.

3. Memantau siapa yang hadir

Katakan anda menggunakan Zoom untuk mengadakan acara wajib, seperti kuliah universiti atau sesi latihan keselamatan. Anda mungkin ingin tahu siapa yang hadir. Anda boleh mendapatkan maklumat itu dari laporan setelah mesyuarat selesai.

Senarai peserta untuk semua mesyuarat berada di bahagian Pengurusan Akaun Zoom> Laporan. Cari Laporan Penggunaan, dan kemudian klik Mesyuarat untuk mencari mesyuarat yang anda inginkan, pilih jenis laporan dan julat tarikh, dan hasilkan laporan.

Syarat: Untuk membuat senarai peserta, anda harus menjadi 1) tuan rumah pertemuan, 2) berperanan dengan Laporan Penggunaan diaktifkan, atau 3) pentadbir atau pemilik akaun. Anda juga memerlukan rancangan Pro, Rakan API, Perniagaan, atau Pendidikan.

4. Mengumpul maklumat daripada para hadirin

Selain mendapatkan helaian kehadiran, anda juga dapat mengumpulkan maklumat dari peserta pertemuan mengenai diri mereka sebelum mereka menyertai panggilan. Contohnya, anda mungkin menghendaki peserta memberikan nama, gabungan syarikat atau industri mereka.

Untuk mengumpulkan maklumat ini, pertama sekali anda memerlukan Pendaftaran, pilihan yang terdapat di tab Mesyuarat Saya di aplikasi web Zoom. Kemudian, anda boleh menyediakan borang yang mesti diisi oleh peserta sebelum mereka dapat menyertai mesyuarat.

Untuk borang pendaftaran, Zoom menyediakan bidang standard, seperti nama dan gabungan syarikat, yang anda tambahkan menggunakan kotak pilihan. Untuk menambahkan soalan atau medan baru, lompat ke tab yang disebut Soalan Khusus.

Sekiranya anda menggunakan Zoom untuk menjalankan acara digital seperti webinar, anda mungkin ingin membiarkan peserta mendaftar melalui borang di laman web anda atau aplikasi pengurusan acara. Automasi adalah kaedah terbaik untuk memastikan bahawa semua orang yang mendaftar ke webinar anda kemudian mendaftar di Zoom.

5. Rakam panggilan sebagai video

Zoom membolehkan anda merakam panggilan persidangan web anda sebagai video, ciri berguna untuk berkongsi pertemuan dengan orang yang mungkin terlewat atau untuk mengkaji apa yang dikatakan.

Semasa anda merakam, anda mesti memilih sama ada menggunakan pilihan tempatan atau awan. Tempatan bermaksud anda menyimpan fail video sendiri, sama ada secara tempatan di komputer anda atau di ruang storan lain yang anda sediakan. Dengan Cloud, yang hanya untuk ahli yang membayar, Zoom menyimpan video untuk anda di penyimpanan awannya (jenis akaun yang berlainan disertakan dengan jumlah simpanan yang berbeza). Salah satu kemudahan pilihan awan ialah orang dapat menstrimkan video di penyemak imbas web setelah siap.

Semasa membuat video dari panggilan persidangan, membuat perbezaan besar dalam kualiti akhir untuk mengoptimumkan beberapa tetapan terlebih dahulu. Sebagai contoh, beberapa panggilan mungkin berbentuk siaran, di mana hanya host yang muncul di skrin. Sekiranya demikian, tetapkan Zum untuk hanya merakam audio dan video hos. Panggilan lain mungkin dalam gaya pertemuan kolaboratif, dalam hal ini anda ingin merakam semua orang. Pastikan anda meneroka tetapan Zoom sekurang-kurangnya beberapa minit sebelum merakam panggilan.

Syarat: Untuk merakam video, anda memerlukan Zum pada macOS, Windows atau Linux. Sekiranya anda tidak melihat pilihan untuk merakam, periksa tetapan anda di aplikasi web (di bawah Tetapan Mesyuarat Saya) atau minta pentadbir akaun anda mengaktifkannya.

6. Adakan sesi penjelasan kolaboratif

Perkongsian skrin membolehkan tuan rumah panggilan untuk memaparkan apa sahaja yang ada di skrin mereka kepada orang lain dalam panggilan tersebut. Alat anotasi membolehkan semua peserta mesyuarat melukis dan menyoroti apa yang ada di skrin, yang dapat sangat membantu ketika membincangkan bahan visual, seperti maket, reka bentuk grafik, dan sebagainya.

Untuk memberi penjelasan semasa melihat skrin bersama orang lain, pilih Lihat Pilihan dari bahagian atas tetingkap Zum, dan kemudian pilih Anotasi. Bar alat muncul dengan semua pilihan anda untuk memberi penjelasan, termasuk teks, gambar, anak panah, dan sebagainya. Penyampai dapat menggunakan butang simpan pada bar alat untuk menangkap gambar lengkap dengan anotasi sebagai tangkapan skrin. Anda juga boleh mematikan anotasi peserta.

7. Panggilan untuk Host bersama

Mesyuarat boleh mempunyai lebih daripada satu orang yang menerajui. Perwakilan PR mungkin ingin mengendalikan mesyuarat bersama-sama dengan eksekutif, atau pasukan dengan lebih daripada satu ketua mungkin lebih suka setiap tuan rumah daripada memilih satu orang daripada yang lain. Apa pun keadaan anda, anda boleh memulakan panggilan Zum dan mempunyai lebih daripada satu orang yang bertanggungjawab.

Untuk menggunakan alat hosting bersama, anda mesti mengaktifkannya dalam Tetapan Mesyuarat Zoom. Cari tab Mesyuarat dan pilih pilihan Host bersama. Kemudian, semasa anda memulakan perjumpaan, tunggu rakan kongsi anda bergabung, dan tambahkan orang itu dengan mengklik tiga titik yang muncul semasa anda mengarahkan kursor ke atas kotak video mereka. Sebagai pilihan, anda boleh pergi ke tetingkap Peserta, pilih Urus Peserta, arahkan kursor ke nama rakan kongsi, dan pilih Lagi untuk mencari pilihan Buat Bersama Hos.

Syarat: Untuk menggunakan hosting bersama, anda memerlukan akaun Rakan Pro, Perniagaan, Pendidikan, atau API dengan Zoom, dan anda perlu berjalan di macOS, Windows, Android, atau iOS (bukan Linux atau web). Sekiranya pilihan tidak muncul, minta pentadbir akaun anda untuk mengaktifkan tetapan di tab Mesyuarat untuk mendapatkan hak istimewa bersama.

8. Memberi ruang menunggu kepada peserta meeting

Zoom membolehkan para hadirin membuat panggilan video dengan atau tanpa tuan rumah hadir. Kadang-kadang kumpulan kecil menyukai pilihan ini kerana mereka mempunyai beberapa minit untuk bersembang sebelum mesyuarat dimulakan secara rasmi. Namun, dalam beberapa keadaan, dalam keadaan tidak baik dapat hadir bersama di bilik maya bersama-sama, menunggu anda bermula. Penyelesaian yang lebih baik adalah dengan membuat ruang menunggu maya, di mana para peserta tetap ditangguhkan sehingga anda membiarkan mereka masuk pada masa yang sama atau satu persatu.

Tepatnya bagaimana anda mengaktifkan ruang menunggu bergantung pada jenis akaun yang anda ada. Namun, apabila anda menyiapkannya, anda dapat menyesuaikan apa yang dilihat oleh para hadirin sementara mereka menunggu pintu masuk utama anda.

9. Memberi peluang orang lain menjadualkan meeting

Orang yang bekerja dengan pembantu akan menyukai pilihan ini di Zoom yang memberikan keistimewaan penjadualan kepada orang lain. Siapa sahaja yang menguruskan kalendar anda kini boleh menjadualkan panggilan Zoom untuk anda.

Untuk menetapkan hak istimewa pembantu penjadualan, log masuk ke Zoom, buka Tetapan Mesyuarat, dan lihat di bawah Lain. Anda akan melihat tanda tambah di sebelah Tetapkan Keistimewaan Penjadualan. Tambahkan pembantu penjadualan anda dengan menaip alamat e-mel mereka dan selesaikan dengan mengklik Tugaskan.

Selepas anda menambahkan pembantu penjadualan anda, mereka mesti log keluar dari Zoom dan log masuk semula agar ciri tersebut dapat dilaksanakan. Mulai saat ini, pembantu boleh membuat perjumpaan untuk orang lain dengan menggunakan alat Jadual. Cari Pilihan Lanjutan atau Pilihan Mesyuarat (bergantung pada versi Zoom mana yang anda gunakan), dan ikuti arahan untuk membuat mesyuarat baru.

Syarat: Pemegang akaun Zoom utama dan semua orang yang mendapat hak penjadualan mesti semua mempunyai lesen Pro atau Corp. Dan untuk webinar, pemegang akaun dan penjadual mesti mempunyai lesen webinar.

10. Ketahui beberapa pintasan papan kekunci penting

Sekiranya anda menggunakan Zoom lebih dari sekali seminggu, terdapat beberapa jalan pintas papan kekunci yang patut anda pelajari untuk menjimatkan masa anda.

Saya untuk jemputan (invite). Tekan Cmd + I (macOS) atau Alt + I (Windows) untuk melompat ke tetingkap Jemput, di mana anda boleh mengambil pautan ke mesyuarat atau menghantar jemputan kepada orang lain melalui e-mel.

M adalah untuk Mute. Tekan Cmd + Ctrl + M (macOS) atau Alt + M (Windows) semasa anda adalah tuan rumah mesyuarat dan mahu mute orang lain di talian.

S adalah untuk Share. Tekan Cmd + Shift + S (macOS) atau Alt + Shift + S (Windows) untuk berkongsi skrin anda.