Cara Menggunakan Microsoft Excel: 18 Tips, Trik dan Pintasan Mudah Excel

Panduan Asas Belajar Cara Guna Microsoft Office Seperti: Excel, Word, Powerpoint dan Access

Kadang kala, Excel kelihatan terlalu bagus untuk menjayakan sesuatu tugas atau projek. Apa yang harus anda buat hanyalah memasukkan formula, dan apa sahaja yang perlu dilakukan secara manual dapat dilakukan secara automatik. Perlu menggabungkan dua helaian dengan data yang serupa? Excel boleh melakukannya. Perlu melakukan matematik sederhana? Excel boleh melakukannya. Perlu menggabungkan maklumat dalam pelbagai sel? Excel boleh melakukannya. Semak juga di Microsoft Support.

Sekiranya anda menghadapi situasi di mana anda perlu mengemas kini data secara manual, anda mungkin akan kehilangan formula yang boleh melakukannya untuk anda. Semak juga di Microsoft Help.

Untuk apa Excel digunakan?

Excel adalah perisian berguna yang boleh digunakan untuk menyimpan dan mengatur banyak set data. Dengan menggunakan ciri dan formula, anda juga dapat menggunakan alat untuk memahami data anda. Contohnya, anda boleh menggunakan spreadsheet untuk mengesan data dan secara automatik melihat jumlah dan jumlah keseluruhan. Sila semak juga di Microsoft Support.

Sebelum menghabiskan berjam-jam menghitung sel atau menyalin dan menampal data, cari penyelesaian cepat di Excel - kemungkinan anda akan menjumpainya.

Dengan semangat bekerja lebih cekap dan mengelakkan kerja manual yang membosankan, berikut adalah beberapa trik Excel untuk memulakan anda dengan menggunakan Excel. (Dan kepada semua peminat Harry Potter di luar sana ... anda dipersilakan terlebih dahulu.)

Asas Excel

Sekiranya anda baru memulakan dengan Excel, terdapat beberapa arahan asas yang dicadangkan agar anda terbiasa. 

Ini adalah perkara seperti:

Membuat spreadsheet baru dari awal.

Melaksanakan pengiraan asas dalam spreadsheet, seperti menambahkan, mengurangkan, mengalikan, dan membahagi dalam spreadsheet.

Menulis dan memformat teks dan tajuk lajur.

Ciri pengisian automatik Excel.

Menambah atau menghapus column, line, dan spreadsheet tunggal. Di bawah ini, kita akan mengetahui cara menambahkan perkara seperti beberapa column dan line.

Menjaga tajuk column dan line kelihatan semasa anda telah melepasi tajuk tersebut dalam spreadsheet, supaya anda tahu data yang anda isi semasa anda bergerak ke bawah ke bawah dokumen.

Untuk mengetahui lebih mendalam mengenai asas-asas ini, lihat panduan komprehensif mengenai "Cara Menggunakan Excel".

Okey, bersedia untuk masuk ke dalam nitty-gritty? ......

Tips Excel

1. Gunakan Jadual Pivot untuk mengenali dan memahami data.

2. Tambahkan lebih daripada satu baris atau lajur (Column).

3. Gunakan penapis untuk mempermudah data anda.

4. Keluarkan titik atau set data pendua.

5. Alihkan baris ke column.

6. Pisahkan maklumat teks antara column.

7. Gunakan formula ini untuk pengiraan mudah.

8. Dapatkan purata bilangan di sel anda.

9. Gunakan pemformatan bersyarat untuk membuat sel berubah warna secara automatik berdasarkan data.

10. Gunakan JIKA ADA formula Excel untuk mengautomasikan fungsi Excel tertentu.

11. Gunakan tanda dolar untuk memastikan formula satu sel sama tanpa mengira di mana ia bergerak.

12. Gunakan fungsi tarik fungsi VLOOKUP dari satu kawasan lembaran ke kawasan lain.

13. Gunakan formula INDEX MATCH untuk menarik data dari column mendatar.

14. Gunakan fungsi COUNTIF untuk menjadikan Excel mengira perkataan atau angka dalam pelbagai sel.

15. Gabungkan sel menggunakan andpersand.

16. Tambah kotak pilihan.

17. Hyperlink sel ke laman web.

18. Tambahkan menu dropdown.

Gunakan Jadual Pivot untuk mengenali dan memahami data.

Pivot Tables digunakan untuk menyusun semula data dalam spreadsheet. Mereka tidak akan mengubah data yang anda miliki, tetapi mereka dapat mengumpulkan nilai dan membandingkan maklumat yang berlainan dalam hamparan anda, bergantung pada apa yang anda ingin mereka lakukan.

Mari kita lihat contohnya. Katakan anda ingin melihat berapa orang di setiap rumah di Hogwarts. Anda mungkin berfikir mengapa anda tidak mempunyai terlalu banyak data, tetapi untuk set data yang lebih lama, ini mungkin sangat berguna.

Untuk membuat Pivot Table, saya pergi ke Data>Pivot table. Excel akan mengisi pivot table anda secara automatik, dan anda sentiasa boleh mengubah urutan data. Kemudian, anda mempunyai empat pilihan untuk dipilih.

1. Report Filter: Ini membolehkan anda hanya melihat baris tertentu dalam set data anda. Sebagai contoh, jika anda ingin membuat penapisan mengikut rumah, anda boleh memilih untuk hanya memasukkan pelajar di dalam filem Harry Potter dan bukannya semua pelajar.

2. Column Labels: Ini mungkin tajuk anda dalam set data.

3. Row Labels: Ini mungkin baris anda dalam set data. Kedua-dua label Baris dan Lajur boleh mengandungi data dari lajur anda (mis. Nama Depan boleh diseret ke label Baris atau Lajur - itu hanya bergantung pada bagaimana anda ingin melihat data.)

4. Value: Bahagian ini membolehkan anda melihat data anda secara berbeza. Daripada hanya memasukkan nilai angka apa pun, anda dapat menjumlahkan, mengira, rata-rata, maksimum, min, mengira nombor, atau melakukan beberapa manipulasi lain dengan data anda. Sebenarnya, secara default, apabila anda drags a field to a value, ia secara automatik menghitung.

Oleh kerana saya mahu mengira bilangan pelajar di setiap ruang, anda boleh terus ke pivot table dan menyeret column ke Label Line dan Value. Ini akan menjumlahkan bilangan pelajar yang berkaitan dengan setiap rumah.

Tambahkan lebih daripada satu baris (Line) atau lajur (Column).

Semasa anda bermain-main dengan data anda, anda mungkin perlu terus menambahkan lebih banyak line dan column. Kadang kala, anda mungkin perlu menambah ratusan line. Melakukannya satu demi satu adalah sangat membosankan. Nasib baik, ada cara yang lebih mudah.

Untuk menambahkan beberapa baris atau column dalam spreadsheet, sorot bilangan line atau column yang sudah ada yang anda mahu tambahkan. Kemudian, klik kanan dan pilih "Insert."

Dalam contoh di bawah, saya ingin menambah tiga baris tambahan. Dengan mengetengahkan tiga baris dan kemudian mengklik sisipkan, anda dapat menambahkan tiga baris kosong ke dalam spreadsheet dengan cepat dan mudah.

Gunakan penapis untuk mempermudah data anda.

Apabila anda melihat set data yang sangat besar, biasanya anda tidak perlu melihat setiap line pada masa yang sama. Kadang kala, anda hanya ingin melihat data yang sesuai dengan kriteria tertentu. Di sinilah filter masuk.

Penapis membolehkan anda mengecilkan data anda untuk hanya melihat baris tertentu dalam satu masa. Di Excel, penapis dapat ditambahkan ke setiap lajur dalam data anda - dan dari situ, anda kemudian dapat memilih sel yang ingin anda lihat sekaligus.

 

Mari kita lihat contoh di bawah. Tambahkan penapis dengan mengklik tab Data dan memilih "F." Mengklik anak panah di sebelah tajuk lajur dan anda dapat memilih sama ada anda mahu data anda disusun mengikut urutan menaik atau menurun, serta baris tertentu yang ingin anda tunjukkan.

Keluarkan titik atau set data pendua.

Kumpulan data yang lebih besar akan cenderung mempunyai kandungan pendua. Anda mungkin mempunyai senarai banyak kenalan di sebuah syarikat dan hanya ingin melihat jumlah syarikat yang anda miliki. Dalam situasi seperti ini, membuang penduanya sangat berguna.

Untuk membuang pendua anda, sorot baris atau lajur yang ingin anda hapuskan pendua. Kemudian, pergi ke tab Data, dan pilih "Remove Duplicates" (di bawah Tools). Munculan akan keluar untuk mengesahkan data yang ingin anda gunakan. Pilih "Remove Duplicate", dan seterusnya.

Anda juga dapat menggunakan fitur ini untuk membuang keseluruhan baris berdasarkan nilai lajur pendua. Oleh itu, jika anda mempunyai tiga baris dengan maklumat Harry Potter dan anda hanya perlu melihatnya, anda boleh memilih keseluruhan dataset dan kemudian membuang pendua berdasarkan e-mel. Senarai hasil anda hanya akan mempunyai nama unik tanpa pendua.

Pindahkan baris ke lajur (Column).

Apabila anda mempunyai baris data yang rendah dalam hamparan anda, anda mungkin memutuskan anda sebenarnya mahu mengubah item dalam salah satu baris tersebut menjadi lajur (atau sebaliknya). Akan memerlukan banyak masa untuk menyalin dan menempelkan setiap tajuk individu - tetapi apa yang membolehkan anda melakukan fungsi peralihan hanyalah memindahkan data baris anda ke lajur, atau sebaliknya.

Pisahkan maklumat teks antara lajur (Column).

Bagaimana jika anda ingin membahagikan maklumat yang ada dalam satu sel menjadi dua sel yang berbeza? Contohnya, mungkin anda ingin mengeluarkan nama syarikat seseorang melalui alamat e-mel mereka. Atau mungkin anda ingin memisahkan nama penuh seseorang menjadi nama depan dan nama belakang untuk templat pemasaran e-mel anda.

Terima kasih kepada Excel, kedua-duanya mungkin. Pertama, sorot lajur yang ingin anda bahagikan. Seterusnya, pergi ke tab Data dan pilih "Teks ke Lajur." Modul akan muncul dengan maklumat tambahan.

Pertama, anda perlu memilih "Limited" atau "Fixed Width."

"Limited" bermaksud anda ingin memecah column berdasarkan sesuatu seperti koma, ruang, atau tab.

"Keep It Wide" bermaksud anda ingin memilih lokasi yang tepat pada semua column yang anda ingin pecahankan.

Dalam contoh ini, mari pilih "Limited" supaya kita dapat memisahkan nama penuh menjadi nama depan dan nama belakang.

Kemudian, sudah tiba masanya untuk memilih Delimiters. Ini boleh menjadi tab, titik koma, koma, ruang, atau sesuatu yang lain. ("Sesuatu yang lain" boleh menjadi tanda "@" yang digunakan dalam alamat e-mel, misalnya.) Dalam contoh, mari pilih ruang. Excel kemudian akan menunjukkan kepada anda pratonton bagaimana column baru anda akan kelihatan.

Apabila anda berpuas hati dengan pratonton, tekan "Next." Halaman ini akan membolehkan anda memilih format lanjutan jika anda mahu. Setelah selesai, klik "Done."

😎Selamat membaca dan semoga dapat membantu...